Ordnung mit System: Tipps für die Büroorganisation

Dieses Bild kommt sicher vielen Büroangestellten bekannt vor: Akten- und Papierberge stapeln sich auf dem Schreibtisch und in den Regalen – Unordnung an allen Ecken und Enden des Büros! Wer dieses Chaos für immer beseitigen möchte, findet im folgenden Beitrag wertvolle Tipps für dauerhafte Ordnung im Büro.

  • Businessman Office Worker Holds On to his Paperwork

    Bildquelle: ©istock.com/PeskyMonkey Foto: PeskyMonkey (E+)

Aufräumen und entsorgen – Radikaldiät fürs Büro!

Vorweg die schlechte Nachricht: Das Büro endgültig vom Chaos zu befreien, kostet erst einmal einige Stunden konzentrierter Arbeit. Doch am Ende lohnt sich der Aufwand. Ein geordnetes Arbeitsumfeld spart nämlich nicht nur Zeit und damit Geld, sondern steigert auch die Motivation und die Freude an der Arbeit.

Zu Beginn der Aufräumarbeiten steht die Entsorgung überflüssiger Büroartikel, alter Geräte wie Kopierer und Drucker sowie gebrauchter Tonerkartuschen, die wie hier beschrieben umweltgerecht entsorgt werden müssen. Was danach noch übrigbleibt, sollte einen festen Aufbewahrungsort bekommen. Das fängt beim Kugelschreiber und Locher an und hört bei sämtlichen Dokumenten, Aktenordnern und Arbeitsmappen auf. Am Ende sollten alle Gegenstände so gut verstaut sein, dass jeder zuständige Mitarbeiter weiß, wo sie zu finden sind. Wichtig dabei: Büroutensilien und Unterlagen, die regelmäßig benötigt werden, sollten möglichst in Reichweite stehen, um die Arbeitswege effizient zu gestalten.

So viel wie nötig und so wenig wie möglich – unter diesem Motto steht das sogenannte „Lean Office“, das schlanke Büro. Also bloß keine Scheu vor einer Radikaldiät fürs Büro!

So hat das Chaos keine Chance mehr!

Damit das nerven- und zeitraubende Suchen auch langfristig wegfällt, kommt es darauf an, die neue Büroorganisation dauerhaft beizubehalten. Das erfordert sicher am Anfang ein bisschen Disziplin, und zwar von allen Mitarbeitern. Um dem Chaos auch in Zukunft keine Chance mehr zu lassen, braucht es daher feste Regeln und Strukturen. Am besten wird eine Checkliste angefertigt, die sämtliche Arbeitsbereiche umfasst. Hier kann jeder Mitarbeiter nachschauen, welche Ablageorte und Systeme vereinbart wurden, damit der Rückfall ins Chaos ausbleibt.

Neue Regeln sind jedoch manchmal gar nicht so leicht einzuhalten – schließlich ist der Mensch ein Gewohnheitstier, wie bereits der bekannte deutsche Schriftsteller Gustav Freytag im 19. Jahrhundert festgestellt hat. Damit sich die neuen Gewohnheiten einschleifen und schließlich zur Regel werden, sollte ein Mitarbeiter ausgewählt werden, der die Einhaltung des neuen Systems kontrolliert. Nach einigen Wochen dann lässt sich der Erfolg der Aufräumaktion an größerer Zufriedenheit und Effizienz im Büro deutlich messen.

Bild: ©istock.com/PeskyMonkey



ZUM ARTIKEL
  • Erstellt:
    5. März 2018, 11:42 Uhr
    Aktualisiert:
    27. Juli 2018, 03:33 Uhr